11 de mayo de 2010

TÉCNICAS PARA HACER MÁS EFICIENTES LAS REUNIONES

Seguramente muchos de nosotros hemos participado de reuniones (o jornadas de trabajo) poco efectivas. No es algo raro, más bien es un común denominador. Además diría que somos expertos en detectar si estamos en una de esas reuniones o no. Algunos de los muchos indicadores que nos ayudan podrían ser:

La falta de agenda previa
La escasa organización durante
La falta de objetivos comunes
La falta de atención de los participantes
La falta de un rol definido de cada participante

En este post propongo 2 actividades simples que pueden contribuir a aumentar la efectividad de una reunión. Ambas son de bajo costo y de resultados casi inmediatos.
Leí por primera vez sobre ellas en el libro Metamanagement de Fredy Kofman (un libro que recomiendo ampliamente por otro lado). Y luego las he visto funcionar bien en la práctica muchas veces.

#1 Checkin
Se trata de hacer, al comienzo de la reunión, una introducción a la misma. Según el libro esta actividad se estructura alrededor de 3 preguntas:
  1. ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?
  2. ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son importantes para mí (para nosotros) estos resultados?
  3. ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?
La primera apunta a entender por qué es relevante la reunión. Muchos de nosotros hemos participado en reuniones donde literalmente no sabemos por qué estamos. La segunda tiene que ver con visualizar el estado final de la reunión. Ponernos todos en la misma página respecto a esto permitirá ser concretos y no desviarnos. La tercera tiene que ver con estar preparados para atender factores externos. Por ejemplo, si la noche anterior estuvimos con fiebre y apenas pudimos levantarnos, lo decimos y de esa forma nadie confundirá nuestro malestar con aburrimiento, falta de interés o enojo.

La forma de implementar la actividad es muy simple. El moderador de la reunión establece un tiempo razonable (dependiente de la duración y tipo de reunión) para que cada participante haga su checkin (hable). Es usual en grupos no acostumbrados a esta dinámica explicar la actividad antes y usar algún objeto tipo “token” para que cada uno sepa cuándo debe hablar.

#2 Checkout
Como se imaginarán el checkout se hace al final de la reunión. La actividad constituye el cierre y permite que los participantes reflexionen sin interrupciones sobre los temas que se han tratado, aclarando compromisos, conclusiones o malos entendidos.
Las preguntas relevantes en este caso son:
¿Qué tareas me he comprometido a hacer (y para cuándo)?
  1. ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
  2. ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas y mi estado de ánimo)?
  3. ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?
La forma de implementar esta actividad es similar al checkin y las preguntas apuntan a que todos abandonen la reunión sabiendo la opinión real de los otros sobre lo tratado.

Hay muchas formas de hacer más efectivas las reuniones y, en términos más generales, las interacciones entre personas en una organización. Aquí propuse 2 pero hay otras buenas prácticas. Sin embargo es importante aclarar que este es uno de los niveles donde es necesario trabajar: el de las personas. El otro nivel es el de la cultura organizacional. No alcanza con cambiar el comportamiento de ciertas personas, es necesario asegurarse de implementar mecanismos a nivel organización que fomenten el uso de las buenas prácticas y el abandono de las malas.

Publicado por Ernesto Kiszkurno
09/05/2010

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